Privacybeleid
Dit privacybeleid geldt voor de website www.qmos.nl, het QMOS-platform op app.qmos.nl en de mobiele QMOS-app voor Android en iOS. Hierin staat welke persoonsgegevens QMOS verwerkt, waarom, hoe lang en wat uw rechten zijn.
1. Wie zijn wij
QMOS is een product van OS Websolutions B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 34285516. Vragen over privacy stuurt u naar info@qmos.nl.
2. Onze rol: verwerker en verantwoordelijke
QMOS wordt gebruikt door organisaties, zoals facilitaire en schoonmaakbedrijven, en hun klanten. U krijgt een account via de organisatie waarvoor u werkt of waarmee u samenwerkt. U kunt zich niet zelf registreren.
- Gegevens in het platform (accounts, contracten, planningen, rapporten, foto's): de organisatie die QMOS gebruikt is de verwerkingsverantwoordelijke. OS Websolutions verwerkt deze gegevens alleen in opdracht van die organisatie, op basis van een verwerkersovereenkomst.
- Deze website en ons eigen klantcontact: daarvoor is OS Websolutions zelf verantwoordelijk.
Wilt u uw gegevens inzien, laten aanpassen of verwijderen? Neem dan eerst contact op met de beheerder van uw organisatie. Wij helpen die organisatie daarbij. U kunt ons ook altijd rechtstreeks mailen.
3. Welke gegevens we verwerken
| Soort gegevens | Voorbeelden | Waarvoor |
|---|---|---|
| Accountgegevens | naam, e-mailadres, telefoonnummer, rol, organisatie | inloggen, rechten bepalen, contact over het werk |
| Beveiligingsgegevens | versleuteld wachtwoord (hash), optionele tweestapsverificatie, inlogmomenten, mislukte inlogpogingen, IP-adres in logbestanden | het account en het platform beveiligen, misbruik opsporen |
| Werkgegevens | contracten, locaties en adressen van objecten, planningen, uitgevoerde taken, checklists, opmerkingen, rapporten | het werk plannen, uitvoeren en rapporteren |
| Foto's en bestanden | foto's van uitgevoerd werk, bijlagen, logo's | werk vastleggen en rapporteren |
| E-mailberichten | rapporten, uitnodigingen, wachtwoordherstel | de gebruiker en de klant informeren |
| Vragen aan de QMOS-assistent | de vraag en het antwoord (alleen voor beheerders, als de organisatie de assistent heeft aangezet) | vragen over de eigen gegevens in QMOS beantwoorden |
De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst met de organisatie en het gerechtvaardigd belang van een veilig en betrouwbaar platform.
4. De mobiele app
- De app vraagt alleen toegang tot de camera en de foto's op het moment dat u zelf een foto maakt of kiest om bij uw werk te plaatsen.
- De app gebruikt geen locatie, leest geen contacten en verstuurt geen pushberichten.
- De app bevat geen advertenties, geen tracking en geen analysediensten van derden.
- Uw inlogsessie wordt versleuteld op het apparaat bewaard en is weg zodra u uitlogt.
- Alle verkeer tussen de app en de server gaat via een versleutelde verbinding (HTTPS).
5. Deze website
www.qmos.nl plaatst geen cookies en gebruikt geen analyse- of advertentiediensten. De webserver houdt een technisch logbestand bij met onder meer het IP-adres, voor beveiliging en storingen. Die logbestanden worden na 14 dagen verwijderd.
6. Wie de gegevens nog meer verwerken
We verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor marketing. We werken met deze subverwerkers:
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| Contabo GmbH | hosting van de servers en de database | Europese Unie |
| Mailjet (Sinch) | versturen van e-mail vanuit QMOS | Europese Unie |
| Microsoft | opslag van een reservekopie (back-up) | Europese Unie |
| OpenAI | de QMOS-assistent, alleen als een organisatie die aanzet en een beheerder een vraag stelt | Verenigde Staten, met passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie |
Aan de assistent geven we zo min mogelijk gegevens mee: geen inlognamen, geen e-mailadressen van gebruikers en geen inhoud van bestanden. Contactgegevens alleen als de vraag daar uitdrukkelijk om vraagt.
7. Hoe lang we gegevens bewaren
- Account- en werkgegevens: zolang de organisatie QMOS gebruikt, of tot de organisatie ze verwijdert. Na het einde van de overeenkomst verwijderen we de gegevens, tenzij een wettelijke plicht iets anders vraagt.
- Gesprekken met de QMOS-assistent: 90 dagen.
- Back-ups: worden automatisch overschreven, de dagelijkse binnen 7 dagen.
- Logbestanden van de webserver: 14 dagen.
8. Beveiliging
We nemen passende maatregelen: versleutelde verbindingen, versleuteld opgeslagen wachtwoorden, optionele tweestapsverificatie, strikte rechten per rol, gescheiden gegevens per organisatie, een virusscan op geüploade bestanden en dagelijkse back-ups.
9. Uw rechten
U hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Een verzoek loopt via uw organisatie of via info@qmos.nl. We reageren binnen een maand. Hoe u uw account laat verwijderen, staat op de pagina Account verwijderen.
Bent u het niet eens met hoe we met uw gegevens omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigingen
Als dit beleid verandert, passen we de datum bovenaan aan. Bij grote wijzigingen informeren we de organisaties die QMOS gebruiken.